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Publicado em 19/05/2015, às 16h09
Cinco formas de proteger seus contratos de cloud

Departamentos de TI, pequenos ou grandes, estão observando benefícios significativos em alguns de seus contratos de computação em nuvem. Os acordos acarretam uma valorização de 60% nos últimos três anos. Já o mercado global de serviços em nuvem, estimado em US$ 40 bilhões, tem crescimento anual estimado em 27% nos próximos três anos, de acordo com pesquisa do Everest Group.

De fato, muitos tipos de software são especialmente adequados a um modelo de distribuição como serviços, que incluem sistemas de gestão de relação com clientes, automação de vendas, gerenciamento de recursos humanos, suporte de aquisição e gerenciamento de serviços de TI. Até mesmo sistemas contábeis e financeiros baseados em cloud começam a ganhar força em algumas empresas.

“A alocação de recursos de distribuição em nuvem costuma ser baseada na quantidade de customização e integração necessárias para o aplicativo”, explica Andrew Alpert, diretor da consultoria de terceirização Pace Harmon. "Softwares específicos para clientes, como a produção de sistemas de execução e planejamento, ainda não se encaixam direito no modelo cloud devido a customizações e exigências de desempenho, mas isso pode mudar no futuro”, projeta.

Acordos inflexíveis são perigosos

Os provedores de soluções em nuvem ainda optam por oferecer contratos clichês a seus clientes. Inflexíveis, eles podem causar problemas futuros para os usuários. “Existe toda uma gama específica de possíveis problemas em contratos de software como serviço (SaaS) que CIOs devem considerar ao selecionarem um sistema”, afirma Alpert.

O executivo aponta que, embora a confiança na segurança da nuvem esteja crescendo, muitos pacotes ainda falham em fornecer certificações de conformidade completas. Fornecedores podem prover níveis de serviço padrão, geralmente mais baixos, ao longo de seu portfólio, o que se mostra problemático aos que procuram tempo de resposta mais curto ou garantias de suporte da conta.

Usuários de serviços em nuvem podem não considerar como o custo variável da estrutura de um acordo de SaaS pode impactá-los em um ambiente de crescimento rápido. Questões na interface do aplicativo também podem vir à tona para clientes que não negociam termos para lidar com complexos requisitos de integração. Eles também podem se surpreender no futuro, quando necessidades não produtivas de desenvolvimento e testes causarem considerável aumento nos custos.

Compensa, portanto, proteger os contratos desde o início, certificando-se de que o acordo atual está alinhado com as futuras necessidades do negócio. Para isso, Alpert aconselha os compradores a insistirem nos seguintes termos:

1. Certifique-se de que pode mudar suas classificações de usuários conforme as necessidades mudem sem que isso implique custos adicionais. Fornecedores de software como serviço costumam tentar limitar compradores a um único serviço ou tipo de usuário. Apesar de um cliente poder, por exemplo, pagar por uma assinatura de três anos que cubra 1 mil compradores e 1 mil usuários de serviço, ele pode descobrir posteriormente que precisa de 800 usuários de serviço e 1,2 mil compradores. “O objetivo é ter certeza de que há flexibilidade para alterar o número de usuários de cada aplicação”, elucida Alpert. “Além disso, o cliente deve ter a flexibilidade de rebaixar-se de uma edição ilimitada da licença para uma de custo mais baixo, como uma edição profissional”.

2. Garanta um volume significativo de descontos por atingir uma meta predefinida de usuários. Provedores de serviço em nuvem oferecem descontos progressivos baseados no número de usuários, mas é comum que apenas usuários de um nível específico recebam os grandes descontos. Insista que, uma vez que você alcance um determinado patamar, todos os usuários recebam uma cobrança menor.

3. Confirme que você pode ativar sistemas separados para necessidades não produtivas de um modo que não impacte a contagem de usuários e consequentemente os custos. Alpert sugere a negociação de instâncias adicionais ou acessos separados a plataformas com propósitos de desenvolvimento, teste e treinamento, sem que impactem a contagem de inscrições.

4. Inclua cláusulas específicas para proteger sua companhia caso você faça mudanças operacionais, como aquisições.Alguns fornecedores de SaaS vendem licenças com base no número de empregados do cliente. Se ele adquire uma empresa, por exemplo, sua base de empregados muda. “Assim, protege-se contra grandes cobranças adicionais caso o cliente esteja adquirindo empresas”, diz Alpert.

5. Institua um processo flexível de auditoria para limpar a contagem de usuários desnecessários, inutilizados, inativos ou imprecisos, evitando grandes cobranças durante a renovação anual da licença. “A maior parte dos contratos são feitos para proteger o fornecedor. Se o patamar da licença é de 1 mil usuários e no sistema constem 1,1 mil, o comprador precisa pagar”, explica Alpert. “Mas frequentemente muitos desses usuários são inativos, não estão mais na empresa ou receberam mais de uma conta por engano. É importante que a companhia tenha o direito de apurar se os dados são imprecisos e de corrigir possíveis erros, já que a intenção era que esses usuários não estivessem no sistema”.

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